Datum
06. Februar 2017
Autor
von Jan-Martin Lichte
Thema
Cloud

Vom Suchen und Finden der richtigen ERP-Lösung für die Prozessoptimierung

Wie finde ich das ERP-System, das zu mir passt?

Das passende ERP-System

Es läuft gut – das Unternehmen wächst seit Jahren. Was vor einer Generation noch ein Start-up war, ist inzwischen zu einer anerkannten und etablierten Firma herangereift. Der erste Inhaberwechsel steht an oder ist bereits vollzogen, ein neues Firmengebäude zeigt den ganzen Stolz der Eigentümer und weitere Standorte, teils auch international, werden eröffnet. Auch die kaufmännischen Abläufe sind auf dem aktuellsten Stand der Technik. Das bedeutet: Mitarbeiter nutzen Outlook Exchange, Word, Excel und PowerPoint, speichern Daten auf dem Netzlaufwerk oder über SharePoint, für die Produktion ist ein branchenspezifisches Produkt im Einsatz, der Vertrieb pflegt seine Kundendaten im unternehmenseigenen CRM-System. Klingt doch alles optimal – oder etwa nicht?

Unternehmen wachsen allerdings weiter. Dabei werden die internen Abstimmungsprozesse immer komplexer. Nach und nach quellen nicht nur die Papierablagen mit Ausdrucken über, sondern auch der E-Mail-Posteingang. Irgendwann kommt die Einsicht: Wir benötigen ein übergreifendes ERP-System, das alle Teilfunktionen integriert und die zahlreichen Insellösungen ersetzt. Nur so lässt sich das Unternehmen effizient steuern. Reportings per Knopfdruck, interaktiv und übersichtlich mit Detailinfos auf einem großen Bildschirm, das wäre ideal. Gesagt, getan – die Suche nach einem geeigneten System kann beginnen.

ERP-Software ok, aber welche?

Den Auftrag bekommt Herr Meyer, seines Zeichens IT-Leiter. Als erstes fragt er sämtliche ihm bekannten Software-Dienstleister, ob sie eine adäquate ERP-Lösung bereitstellen können. Ebenso erkundigt er sich bei seinen Mitbewerbern, welche Systeme sie einsetzen. So hat Herr Meyer schon einige Optionen gesammelt.
Allerdings sind die Zeiten vorbei, in denen man blind einer Empfehlung folgt. So nutzt Herr Meyer darüber hinaus auch eigene Informationsmöglichkeiten. Auf Knopfdruck liefert ihm beispielsweise Google eine Fülle an Informationen – leider teilweise etwas unübersichtlich. Er stellt fest, dass es mehrere hundert gängige ERP-Systeme in Deutschland gibt, zudem mit unterschiedlichen Schwerpunkten in verschiedenen Branchen und verschiedenen Funktionen. Welches ist nun das passende System für das Unternehmen? Die Einsicht wächst, dass der Auswahlprozess etwas aufwändiger ist, wenn man es richtig machen will.

Long List, Short List, Black List?

Herr Meyer beginnt mit einer Anforderungsliste der benötigten Geschäftsfunktionen. Hierzu sollen sich nun verschiedene ERP-Hersteller äußern und zwar, ob und wie weit sie diese Funktionen mit ihrem System abdecken können. Doch welche Hersteller sollen überhaupt befragt werden? Aufschluss darüber gibt die sogenannte „Long List“. Die Hersteller auf der „Long List“ werden gebeten, schriftlich zu Anforderungen und möglichen Lösungen Stellung zu beziehen. Auf die anschließende „Short List“ schaffen es dann nur die Besten. Diese werden zu Präsentationsterminen eingeladen und geben ein detailliertes Angebot ab.

Doch wie erstellt Herr Meyer überhaupt seine „Long List“? Auch hier verwendet er wiederum Google – allerdings ohne zu berücksichtigen, dass den Suchergebnissen von Google nicht unbedingt zu trauen ist. So führt zum Beispiel schon seit Jahren die Suche nach SAP Business ByDesign zu einer Falschmeldung aus dem Jahre 2013, die besagt, dass die ERP-Software nicht weiterentwickelt wird. Diese self-fulfilling prophecy (wer es sieht, klickt sofort auf den Link) hält sich übrigens nur im deutschen Sprachraum. Die nicht zutreffende negative Presse reicht allerdings aus, um einen attraktiven Kandidaten sofort von der „Long List“ zu streichen. Sehr bedauernswert! Also woher nehmen, wenn nicht stehlen?

Es empfiehlt sich, den Prozess der Software-Auswahl von einem erfahrenen Beratungshaus begleiten zu lassen. Aufgrund der allgemeinen Kenntnis der Geschäftsprozesse können externe Consultants eine notwendige Anforderungsliste erarbeiten bzw. eine bestehende genauestens hinterfragen. Oft kann dabei schon die ein oder andere Prozessoptimierung identifiziert werden, denn häufig ist nicht die Technik das Problem, sondern die Organisation und Anwendung. Dank der Fördermöglichkeiten durch die Potenzialberatung sind die Kosten für eine Unterstützung zumindest in einigen Bundesländern überschaubar.

ERP-Systeme gelten heute als Bestandteil der modernen Unternehmensführung. Sie unterstützen die Geschäftsprozesse des Unternehmens, unter Berücksichtigung der Branchen- und Landesspezifika, und kontrollieren mögliche zukünftige Veränderungen im Unternehmen. Die Auswahl einer richtigen ERP-Lösung ist jedoch sehr komplex. Was es dabei zu beachten gilt, erfahren Sie in der nachfolgenden Infografik:

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