Datum
19. Juni 2017
Autor
von Rebecca Vlassakidis
Thema
Prozessoptimierung

Integriertes Personalmanagement mithilfe von Employee-Self-Service

HR-Administration effizienter gestalten und auf Kernprozesse konzentrieren

HR-Administration effizienter gestalten

Die administrativen Kosten im Personalwesen sind in einigen Unternehmen immer noch verhältnismäßig hoch, obwohl intelligente HR-Systeme die Excel- und Papierwelt vollständig ersetzen können und somit ein integriertes Personalmanagement ermöglichen. Dazu zählen auch Employee-Self-Services, mit denen sich der administrative Aufwand erheblich reduzieren lässt.

Die sogenannten HR-Unterstützungsprozesse bzw. die administrativen Prozesse im Personalwesen lagen laut einer Kienbaum-Studie aus dem Jahr 2012/2013 immer noch bei 38 Prozent. Mehr als ein Drittel der Personalkapazitäten werden bei den 240 befragten Unternehmen aus D-A-CH für administrative Prozesse aufgewendet. Je effizienter diese sind, desto mehr Ressourcen können für die wirklich wichtigen HR-Aufgaben eingesetzt werden.1 Eine effizientere HR-Administration lässt sich unter anderem durch integriertes Personalmanagement mithilfe IT-systemseitiger Unterstützung erreichen. Das können beispielsweise Employee-Self-Services (ESS) sein. Hierbei handelt es sich um webbasierte Anwendungen, mit denen Mitarbeiter personalbezogene Daten selbst pflegen, Urlaubsanträge ausfüllen oder auch Spesenabrechnungen direkt in das ERP-System übernehmen können. Auch die Erfassung von Arbeitszeiten ist damit möglich.

Employee-Self-Services – Produktivitätssteigerung bis zu 30 Prozent

Vielen Unternehmen sind ESS-Systeme allerdings noch unbekannt. Zu diesem Ergebnis kommt eine Online-Umfrage, die die Hochschule Bochum 2016 durchgeführt hat. Hierbei wurden mehrere hundert mittelständische Unternehmen in Deutschland befragt, wonach 15 Prozent der Teilnehmer ein ESS-System im Einsatz haben. Dagegen können 45 Prozent mit dem Begriff noch nichts anfangen.2 Mit ESS lässt sich sehr viel administrativer Aufwand im Personalbereich einsparen. Bis zu 30 Prozent kann die Produktivität, je nach Unternehmensgröße, laut ESS-Anbietern gesteigert werden. So fallen bürokratische Prozesse, wie die Verwaltung von Formularen, Anträgen oder die Pflege von Stammdaten weg. Die Personalabteilung wird entlastet und hat somit mehr Zeit für zweckmäßigere Tätigkeiten, wie etwa Recruiting oder Mitarbeitergespräche.

Hürden für die Investition in ein ESS-System

Doch warum ist Employee-Self-Service in vielen deutschen Unternehmen noch nicht so verbreitet? Eine Hürde könnte sein, dass die Verantwortung hinsichtlich HR-Administration teilweise auf die Mitarbeiter übertragen wird. Die Erfassung von Stammdaten, Arbeitszeiten oder anderen wichtigen Formularen obliegt nun den Mitarbeitern. Bei den Personalverantwortlichen ruft das möglicherweise enorme Zweifel hervor. Die Bedenken betreffen zum einen die korrekte Pflege hinsichtlich der Daten und zum anderen einen eventuellen Zusatzaufwand, der sich durch die Korrektur möglicher Fehler für die Personalabteilung ergeben kann. Fest steht, dass es einen hohen, kontinuierlichen Schulungs- und Trainingsbedarf gibt, um Mitarbeiter hinsichtlich der Datenpflege und des Umgangs mit einem ESS-System vertraut zu machen.

Eine andere Hürde könnte die Datensicherheit darstellen, da hochsensible Daten über ein ESS-System eingespielt und in das ERP-System übertragen werden. Zugriffsberechtigungen müssen also individuell vergeben werden und zuverlässig greifen. Dennoch sollte das System für alle Mitarbeiter erreichbar und benutzerfreundlich sein.

Auch die Kosten für ein Employee-Self-Service könnten eine Rolle für die Unternehmen spielen. Gerade kleine und mittelständische Unternehmen befürchten, dass sich eine solche Anschaffung nicht rentiert. Denn je größer der Betrieb, desto mehr Skaleneffekte sind möglich. Tatsächlich können aber auch kleinere Unternehmen von einem ESS-System profitieren. Denn sie sparen in jedem Fall Aufwände für die HR-Administration und bauen eine gute Basis für ein integriertes Personalmanagement auf. Somit können diese sich auf ihre Wachstumsstrategie konzentrieren. Zudem wird den Mitarbeitern mehr Eigenverantwortung übertragen, was sich wiederum positiv auf die Mitarbeitermotivation auswirken kann.

Erfahren Sie in diesem Webinar, wie die Integration von HR-Prozessen und Employee-Self-Services aussehen kann.

Dieses Webinar ist nur für eingeloggte Besucher sichtbar

Benutzeranmeldung

Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort ein, um sich anzumelden. Pflichtfelder sind mit einem Stern (*) markiert.

1 Kienbaum Institut: Kienbaum-Studie 2012/2013 „HR Strategie & Organisation“ - http://www.kienbauminstitut-ism.de/fileadmin/user_data/veroeffentlichungen/Kienbaumstudie_HR_Strategie_2012_2013.pdf
2 Hochschule Bochum, Convotis, Umfrage im Rahmen eines internationalen Projektseminars, Juli 2016 - https://www.convotis.com/news/umfrageergebnisse-employee-self-service-ess-anwendungsmoeglichkeiten-und-anwendungsrealitaeten/

Bildquelle: © Adobe Stock, Urheber: duncanandison

 

 

 

Kommentare

Noch nicht bewertet

Es gibt noch keine Kommentare

Kommentar hinterlassen