Datum
16. Februar 2017
Autor
von Rebecca Vlassakidis
Thema
Digitalisierung

Ingenieurdienstleister führt digitale Transformation fort und schafft 30 Prozent Umsatzwachstum

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Digitalisierungs-Champion STF Gruppe: Auf Wachstumskurs mithilfe von Cloud-ERP-Lösung

Digitalisierungs-Champion STF Gruppe: Auf Wachstumskurs mithilfe von Cloud-ERP-Lösung

Ein Unternehmen setzt sich im Wettbewerb durch, wächst, das Projektvolumen erhöht sich – jedoch ist die Systemlandschaft nicht im gleichen Tempo mitgewachsen. So ging es dem Ingenieurdienstleister STF Gruppe mit Sitz im nordrhein-westfälischen Dülmen. Mit einem integrierten ERP-System, das Daten in Echtzeit bereitstellt, hat das Unternehmen die Digitalisierung der innerbetrieblichen Prozesse fortgeführt, die Geschäftsabläufe effizienter gestaltet und eine Grundlage geschaffen, um ca. 30 Prozent Umsatzwachstum zu erreichen. Auf dieser Basis kann der Ingenieurdienstleister weiter wachsen. Bei der aktuellen Gründung einer Tochtergesellschaft hilft das Cloud-ERP-System, eine einheitliche IT-Landschaft zu gewährleisten. Und so ging’s…

Ein durchgängiges digitales Auftrags- und Projektmanagement sowie die Verknüpfung mit Einkauf und Controlling waren die Anforderungen der STF Gruppe an ein neues ERP-System. Die STF Gruppe bietet maßgeschneiderte Ingenieurdienstleistungen in den Bereichen Telekommunikation, IT, Energieeffizienz, Ressourceneffizienz und Recruiting an. Vor allem sollte eine Konsistenz und damit eine vollständige Transparenz der Daten über den gesamten Dienstleistungsprozess im Unternehmen geschaffen werden. Das Ziel: schnellere Geschäftsabläufe und effizientere Prozesse in Projektleitung und Verwaltung.

Alt-System kam an seine Grenzen

Die Arbeitsabläufe in der Auftragsabwicklung, dem Bestellwesen und im Projektmanagement wurden noch bis vor zwei Jahren überwiegend manuell durchgeführt. Hier war seitens der zuständigen Mitarbeiter großer Aufwand nötig, um Fehler zu vermeiden. Gerrit Essmann, Leiter IT-Consulting bei der STF Gruppe, erinnert sich noch genau an die Situation: „Die System-Performance nahm drastisch ab und die verfügbaren Informationen genügten nicht, um die deutlich gestiegene Anzahl und Komplexität der Kundenprojekte proaktiv steuern zu können. Durch die späte Zuordnung von Aufwänden zu verantwortlichen Kostenträgern kam es zu Informationsasymmetrien. Der Verwaltungsaufwand war sehr hoch. Gerade in Festpreisprojekten verstrich dadurch häufig wertvolle Zeit, um gegensteuern zu können.“ Ein neues System war also dringend erforderlich, um sich stärker auf die Kernkompetenz des Unternehmens konzentrieren zu können. Für Gerrit Essmann war eine integrierte Lösung für den gesamten Lebenszyklus der Kundenprojekte wichtig, auf welche die Mitarbeiter von allen neun Standorten zugreifen können. Eine Aufstockung der IT-Administration sollte aber vermieden werden. Schnell war klar, dass nur eine Standardsoftware mit möglichst wenig Customizing in Frage kommt. Die Cloud-ERP-Lösung SAP Business ByDesign erfüllte diese Anforderungen.

Ohne detailliertes Lastenheft und Customizing in vier Monaten live


„Unter den Rahmenbedingungen, dass wir eine
Standardsoftware und ein integriertes System
haben wollten, ist SAP Business ByDesign nach
meiner Ansicht die beste Lösung, die für unsere
Situation verfügbar war.“

Anfänglich hatten die Mitarbeiter Bedenken bezüglich einer Cloud-Lösung. Doch diese konnte Essmann schnell ausräumen: „Da kam erst einmal reflexhaft der Einwand: Unsere Daten in der Cloud? Ist das denn auch sicher? Die Kollegen ließen sich jedoch überzeugen, dass die gewählte Cloud-ERP-Lösung viel sicherer ist, als wenn ein IT-Administrator versucht, das Firmennetzwerk gegen Eindringlinge von außen abzusichern. Was SAP an Sicherheitsmanagement leistet, kann ein Mittelständler nicht mit vertretbaren Kosten selbst machen.“

Seit April 2015 läuft das neue ERP-System aus der Cloud, das nun die Finanzbuchhaltung, die Auftragsbearbeitung, das Bestellwesen und wesentliche Funktionen im Projektmanagement abbildet. „Der Einführungsprozess verlief auch dank des Implementierungspartners all4Cloud reibungslos, da dieser auf unsere Bedürfnisse und Situation sehr gut eingegangen ist. Wir haben auf ein detailliertes Lastenheft verzichtet und uns stattdessen weitgehend an den Standard-Abläufen in SAP orientiert. Ich bin überzeugt, dass uns das eine ganze Menge Zeit, Aufwand, Geld und Nerven gespart hat“, so Essmann. „Basierend auf Lessons Learned ähnlicher Software-Einführungsprojekte haben wir frühzeitig die relevanten Mitarbeiter in das Projektteam integriert und damit wesentlich zum Projekterfolg beigetragen.“

Ca. 30 Prozent Umsatzwachstum bei gleicher Personalstärke in der Verwaltung

Die STF Gruppe profitiert nun von einem digitalen Auftrags- und Projektmanagement, einem durchgängigen Prozess und damit einer konsistenten Datenbasis – vom Kundenauftrag über das Projekt bis hin zur Lieferantenbestellung und Kundenrechnung. Die Vorteile:

  • Schnellere Geschäftsprozesse und effektivere Arbeitsweisen in der Verwaltung und in der Projektarbeit
  • Qualitativ bessere Informationen: Daten vollständig, transparent und in Echtzeit
  • Mehr Transparenz im Projektcontrolling: tiefer Einblick in die Kosten- und Erlössituation – Fehlentwicklungen werden schneller erkannt

Durch die Einführung der Cloud-ERP-Lösung konnte trotz etwa 30 Prozent Umsatzwachstum die Anzahl der Mitarbeiter in der Verwaltung stabil gehalten werden. Damit verfügt die STF Gruppe über ein solides ERP-System, das ein weiteres Wachstum für die nächsten fünf bis acht Jahre ermöglicht. Die Erwartungen haben sich nach Auffassung von Essmann erfüllt, auch wenn hier und da einige Module fehlen:„ Mir war von vornherein klar, dass die Funktionalität im Projektmanagement nicht meine komplette Wunschliste abdeckt. Die Alternative wäre gewesen, zwei Systeme gleichzeitig ins Haus zu holen, ein ERP-System und eines für die Projektplanung und Steuerung. Dann hätten wir eine Schnittstelle integrieren müssen. Abgesehen von der Höhe der Lizenzkosten, hatte ich große Bedenken wegen der Schnittstelle. Ich weiß aus Erfahrung, wie viele Probleme das mit sich bringt. Und in der Gesamtbetrachtung halte ich es im Nachhinein für die richtige Entscheidung, die wir damals getroffen haben."

Vor dem Hintergrund von Umsatzwachstum und der Gründung einer Tochtergesellschaft sowie dem verstärkten Fokus auf das Projektgeschäft, hat die STF Gruppe mit der Cloud-ERP-Lösung eine wichtige Basis für zuverlässige Geschäftsabläufe und effiziente Prozesse geschaffen. Ein weiterer Schritt ist, 2017 auch die Vertriebsplanung systemgestützt aufzustellen. Das soll eine bessere Sicht auf zukünftige Umsätze, Kosten- und Deckungsbeiträge schaffen.

Hier erhalten Sie einen exklusiven Einblick in den Ablauf der Einführung von SAP Business ByDesign! In einem 10-minütigen Crashkurs erklärt Ihnen ein erfahrener Experte der all4cloud, wie lange eine Implementierung erfahrungsgemäß dauert, wie Ihre „Hausaufgaben“ für das Projekt aussehen und liefert wertvolle Tipps für alle Unternehmen, die vor der Einführung von SAP Business ByDesign stehen.

 

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Schauen Sie sich einen kurzen Demo-Film der Cloud-Lösung SAP Business ByDesign an:

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