Datum
27. April 2017
Autor
von Stefan Mett
Thema
Prozessoptimierung

Excel war gestern – mehr Transparenz durch integriertes Projektmanagement

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Projektplanung auf Knopfdruck

Die Idee ist gut und die Mitarbeiter stürzten sich mit Feuereifer auf ein Projekt. Doch dann wird es schwierig, kompliziert, undurchsichtig – und schließlich schlägt das Vorhaben fehl noch bevor es richtig angefangen hat. Jedes sechste Projekt scheitert – zu diesem Ergebnis kommt eine empirische Studie aus dem Jahr 2015 von Pierre Audoin Consultants (Pac) und Hays.  Eine Projektmanagement-Lösung, die vollständig integriert ist, unterstützt die optimale Steuerung von Projekten und verhindert Fehler bereits in der Planung.

In der Pac-Studie gaben 72 Prozent der Befragten an, dass Projekte aufgrund von unrealistischen Projektplanungen scheitern1. Doch wie kommt es überhaupt dazu? Der Druck auf die Projektbeteiligten ist enorm. Innerhalb eines vorgegebenen Zeitrahmens soll mit möglichst geringem Aufwand ein bestimmtes Ziel erreicht werden. Oft sind Consultants in mehreren Projekten gleichzeitig engagiert. Entsprechend hoch ist die Arbeitsbelastung und die Herausforderung, den Überblick zu behalten. Das sorgt bei vielen Consultants für Frustration. Aber auch auf Kundenseite herrscht Unzufriedenheit, weil Zeitpläne nicht eingehalten werden, Meilensteine sich verzögern und das Projekt deutlich über dem Budget liegt.

Projektmanagement: Herausforderungen bereits bei der Planung

Wie lässt sich die Projektplanung also verbessern? Es besteht die Möglichkeit,  ein externes Planungstool miteinzubeziehen, in dem Projektphasen, Arbeitspakete, Meilensteine exakter definiert werden. Mit dem Tool lassen sich auch die Ressourcen managen, also die einzusetzenden Berater für die jeweiligen Projekte. Kennen Sie die Urlaubsplanung Ihrer Mitarbeiter oder müssen Sie diese erst in einem weiteren Tool nachschauen? Beansprucht ein anderes Projekt bereits den jeweiligen Berater? Sobald mehr als zwei Consultants in einem Projekt mitarbeiten sollen, kann die Suche nach den passenden Informationen in den unterschiedlichen Systemen zu einem zeitraubenden und mühseligen Unterfangen werden. Die nächste Herausforderung geht mit der abteilungsübergreifenden Kommunikation einher: Woher bekommt das Management seine Auswertung über den aktuellen Stand der Projekte? Wie bekommt der Controller die Zahlen der geleisteten Stunden? Auch hier endet es meist in einem Export aus den verschiedensten Tools in das altbekannte Excel-Format – meistens zu einem Stichtag in der Woche oder gar erst pro Monat.

Per Knopfdruck alle relevanten Daten für alle Projektbeteiligte

Eine Lösung wäre die Entwicklung einer Schnittstelle zum ERP-System, damit Informationen aus dem Projektmanagement mit den Daten aus dem ERP schneller ausgetauscht werden können. Doch diese maßgeschneiderte Lösung ist mit einem hohen zeitlichen Aufwand und Kosten verbunden. Ein integriertes Projektmanagement ist deshalb die bessere, günstigere Lösung. Hierbei werden einerseits verfügbare Kapazitäten berücksichtigt. Anderseits können bereits eingeplante Stunden für andere Projekte oder Tätigkeiten direkt in die Projektplanung mit einbezogen werden. So kommt es nicht zu extrem hohen Auslastungen der Mitarbeiter. Wichtige Meilensteine sind außerhalb der  Haupturlaubszeit gelegt. Darüber hinaus lassen sich die jeweiligen Stunden direkt von den Beratern an das System zurückspielen. Somit erhält auch das Controlling seine gewünschten Auswertungen, wie die aktuellen Plan- und Ist-Daten in Echtzeit. Auch das Management kennt den aktuellen Stand und Verlauf der Projekte – per Knopfdruck lassen sich entsprechende KPIs anzeigen. Die aufwändige Suche nach den notwendigen Informationen entfällt, da diese transparent für alle Projektbeteiligte in einem integrierten Projektmanagement dargestellt werden.  

Mit einer integrierten Projektmanagement-Lösung lassen sich viele Probleme lösen. Vor allem ist das Risiko geringer, dass Projekte aufgrund von fehlender Transparenz, mangelnder Kommunikation und schlechter Planung scheitern. So ersparen sich Kunde, Projektmanager und Berater eine Menge Frust und die Projektplanung wird zu einer spannenden Aufgabe.

Erfahren Sie in diesem Webinar, wie eine vollständig integrierte Projektplanung in einem ERP-System durchgeführt wird: Von der Erstellung der Projektpläne über die Verteilung von Ressourcen bis hin zur Auswertung der Projekte per Knopfdruck.

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