Datum
29. Juni 2016
Autor
von Detlef Aden
Thema
Cloud

ERP-Systeme unterstützen Instandhaltung bei Dokumentationspflicht

5 von 5 Sterne, 9 Bewertungen

Betriebsunfall! Mit einem Bein fast im Knast

Eine Kachelübersicht zeigt, dass im Haftungsfall mit rechtlichen und finanziellen Konsequenzen zu rechnen sind.

Ein Mitarbeiter Ihrer Firma steigt eine Gitter-Treppe hoch, um ein Anlagenmodul zu inspizieren. Das Gitter gibt plötzlich nach, der Mann stürzt mehrere Meter in die Tiefe und wird lebensgefährlich verletzt. Ein Alptraum – auch für Geschäftsführung, Betriebsleitung und Instandhaltung. Denn können die Verantwortlichen nicht nachweisen, dass sie nicht fahrlässig gehandelt haben, stehen sie mit einem Bein im Gefängnis - oder zumindest vor der Zivilkammer für Schadensersatzklagen. Hier helfen nur ordnungsgemäße Nachweise und Protokolle, die dokumentieren, dass die Firma keine Schuld trägt. Doch was muss dokumentiert werden und wie geht dies ohne großen Zeitaufwand? ERP-Systeme können helfen.

Nach einem solchen Unfall treten Versicherung, Behörden, Polizei und Genossenschaften auf den Plan. Sie erwarten von Geschäftsführung und Instandhaltung den Nachweis, dass das Unternehmen alles getan hat, um den Unfall zu verhindern. Jetzt gilt es, die ausgeführten Instandhaltungs- und Wartungsmaßnahmen anhand von exakten Protokollen lückenlos nachzuweisen. Kann das Management jede Maßnahme, jeden Vorgang mit Angabe von Ort, Zeit, Dauer, was wurde getan, von wem und welche Ersatzteile bei der Wartung oder Reparatur verwendet wurden aufführen, ist es aus dem Schneider. Die Praxis zeigt jedoch, dass viele Unternehmen diese Vorgänge nicht protokollieren.

Schnelligkeit verhindert Produktionsausfälle

Kein Wunder. Mit Word-Dokumenten oder Excel-Tabellen kommt man hier nicht weit. So ist es aufwendig, im Fall der Fälle alle Informationen zusammenzustellen. Und Zeitverlust kann in einer solchen Situation auch Geldverlust bedeuten. Beispielsweise, wenn die Produktion angehalten werden muss, bis die Ursachen des Unfalls geklärt sind. Die Protokollierung aller Wartungsmaßnahmen muss an ein IT-System gebunden sein. Sinnvoll und praktikabel ist es, die Anlagen, Maschinen, Gebäude etc. aus technischer Sicht zu beschreiben. Anlage mit Standortdaten als Kopfobjekt, dann die enthaltenen Bauteile zum Beispiel die Treppenstufen, -geländer. Dann ist es möglich, durchgeführte Arbeiten am Bauteil zu protokollieren. Das Protokoll enthält alle notwendigen Informationen wie Datum, Uhrzeit, Technikername und was durchgeführt wurde. Werden die Instandhaltungstätigkeiten in einem modernen ERP System erfasst, kann das Unternehmen schnell und ausführlich Auskunft erteilen.

Nicht nur im Notfall hilfreich

Synergieeffekte zu nutzen und Produktionsausfälle durch Reparatur- und Wartungsarbeiten zu vermeiden. Eine enge Abstimmung der präventiven Maßnahmen mit der Produktionsplanung gehört zum Tagesgeschäft zwischen Werkleitung, Produktion und Instandhaltung. Es gilt, die betriebswirtschaftlichen Informationen wie Auftragsgröße, betroffene Maschinen, Dauer des Auftrages, monetäre Auftragswerte, etc. zu kennen, Reparaturfenster zu ermitteln, Ersatzteile und Monteure zu disponieren und Werkzeuge sowie Maschinen bereit zu halten, um eine anstehende Wartungsmaßnahme möglichst schnell umzusetzen. Das sind viele Informationen aus den unterschiedlichen Unternehmensbereichen. Gut wenn alle Informationen aus der gleichen Datenquelle stammen und alle Beteiligten die gleichen Daten haben.

Basis für Digitalisierung

Auch deshalb ist es wichtig, alle Vorgänge in der Instandhaltung zu dokumentieren. Kombiniert mit Funktionen zur Budgetplanung, Störmelde-Management, zählerbasierende Instandhaltung, Ersatzteilmanagement, Ressourcenplanung und Planung wiederkehrender Prüfungen und Maßnahmen leistet eine moderne Instandhaltung viel für das gesamte Unternehmen. Sind die Prozesse der Instandhaltung in das ERP System integriert, ist auch die Basis für anstehende Industrie 4.0-Projekte geschaffen.

Welche Einsatzmöglichkeiten neuer Technologien es in der prozessbegleitenden Dokumentation gibt, können Sie in dem Whitepaper „Prozessbegleitende Dokumentation“ des Fraunhofer Instituts für grafische Datenverarbeitung nachlesen.

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Assetquelle: Fraunhofer-Institut für graphische Datenverarbeitung

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Kommentare

5 von 5 Sterne, 9 Bewertungen

Vielen Dank fürs Bewusstmachen

Hallo Herr Aden, Ihre Kollegin Frau Wachter hat Ihren Artikel in unserem Forum www.it-wegweiser.de veröffentlich. Vielen Dank für das Bewusstmachen der Dokumentationspflicht. Ihr Artikel passt gut zu unserem Projektbeispiel hinsichtlich der Möglichkeiten die Instandhaltungsdokumentation mobil zu erfassen, siehe:

http://it-wegweiser.de/blog/projektbeispiel-mobile-instandhaltung-software/

Ich freue mich auf einen weiteren Austausch.

Gruß

Th. Frick

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